就職活動の電話応対のマナー
LINEを始めとしたメッセージアプリやSNSが広く普及した昨今、電話で話す機会があまりないという方も多いのではないでしょうか。今では固定電話を持たない家庭も増えてますから、電話をする機会も取る機会もそもそもない、というケースも少なくないと思います。しかし就職活動場面においては電話で連絡を受けることもあり、その対応も企業からは先行材料として見られているかもしれません。そのため電話応対のマナーはしっかりと勉強しておきましょう。
電話をかけるときのポイント
就職活動において、企業や病院・薬局に対して電話をかける際に気を付けるべきことは多くあります。まずは時間ですが、就業時間・営業時間外に電話をするのはやめましょう。また、できればお昼休憩であろう12時台に電話をするのも避ける方がよいです。そしてかける際にははっきりと大学名と名前を伝え、担当者に繋いでもらうようお願いします。
担当者が電話口に出たら、「今お時間よろしいでしょうか」のように相手に通話する時間があるかどうかを確認するようにしましょう。そして内容・要件は簡潔にハキハキと伝え、正しい敬語を使うよう意識しましょう。必要に応じてメモはしっかりと取り、重要な事項については念のため復唱・確認しておくとよいでしょう。
電話を受けるときのポイント
反対に自分が電話を受ける場合にも気を付けるべきことがいくつかあります。ハキハキ喋る・適宜メモをとる・重要事項は復唱・確認するといったあたりはかける時と同じなのですが、受ける場合には電話を取る時から気を付けなければいけません。まずはできる限り少ないコールで取るということです。できるだけお待たせしないことが大切で、理想は3コール以内と言われています。また、電話を取る時に「もしもし」は使いません。「はい、●●大学の●●です」というように名乗って電話を取るようにしましょう。そして定型文にはなってしまいますが、「お世話になっております」という挨拶も忘れないようにしましょう。そして電話を終わる時には自分から切らず、相手が切るのを待つようにしましょう。
電話を掛けなおすときのポイント
電話がかかってきた場合できるだけ少ないコールで取る方がよいと解説しましたが、場合によっては取れない時もあるでしょう。そういった場合には当然こちらから電話をかけ直すことになりますが、その際にもいくつか気を付ける点があります。まずは担当者に繋いで頂いた後に、「先程はお電話を取れず失礼いたしました」や「折り返しが遅くなってしまい申し訳ありません」と申し添えることが必要です。また、折り返した際に電話口で対応する方は自分に電話をかけた方でないこともあるでしょう。その際には「先程こちらの番号からお電話を頂戴しました、●●大学の●●です」というようにかけ直しの電話であることを伝えましょう。担当者から共有がされていれば、スムーズに繋いでもらうことが可能です。
電話対応の注意点
時間帯に注意する
電話をかける相手には、その相手の都合というものがあります。こちらの都合で好きな時に電話していいわけではありません。例えば先に少し触れましたが、就業時間や営業時間、昼休憩の兼ね合いは気にするべきです。相手の電話対応をして下さる方は働いている人間であり、出退勤や休憩といった勤怠事情があります。そのため業務時間内に対応ができるよう電話するようにしましょう。
また、もし事前に電話で打ち合わせなどをする予定が決まっている場合、どの時間帯に電話をかければよいかを聞いておくのもよいでしょう。具体的にいつ電話をするか決まってないようなケースでも、事前にどこかのタイミングで「お電話差し上げるときは何時頃がご都合よろしいでしょうか」と確認しておくのもおすすめです。
静かな場所で電話を掛ける
電話は周囲の音声を拾うことがあり、騒がしい場所からかけるとその雑音も相手に聞こえてしまうことがあります。また、通話音声を選別するような機能が付いている場合、周囲の音を拾って自分の声を拾わなくなってしまうケースもありえるためできるだけ静かな場所から電話をかけるようにしましょう。騒がしい場所から電話をする場合、相手に対して雑音や騒音が伝わるというデメリットに加えて自分自身も電話に集中できないというデメリットもあります。反対に静かな場所であったとしても、公共の施設やカフェなどの場合は周りの人の迷惑になってしまいます。自宅の自室や通話可能なスペースなど、場所を選んで電話するようにしましょう。
電話の事前準備をする
電話に慣れていない人は特に、しっかりと事前準備をしておくことをおすすめします。段々慣れてくるとアドリブで話したりすることも可能になると思いますが、慣れていない方は電話の間や受け答えがうまくいかないこともあります。何を話さなければならないのかを箇条書きなどで準備しておき、必要に応じて適宜メモを取るようにしましょう。質問されたことも一度メモに取ることで、それを見ながら考えることができます。特に電話は相手の顔や動きが見えず声だけの対応になりますので、しっかりと集中しながら応対する必要があります。この事前準備をしっかりしておくだけで、比較的落ち着いた状態で電話応対に臨むことができるでしょう。
電話を切るときは相手が切るのを待ってから切る
電話を終わる際には「失礼します」や「ありがとうございました」などと言って締めることが一般的ですが、基本的には自分から電話を切らないようにしましょう。自宅に来ていた方が帰った瞬間にガチャっと鍵を閉められるのと同様で、相手はいい気持ちがしないためです。最近ではスマートフォンが主流なのでまだマシかと思いますが、固定電話の場合には受話器を置く音がうるさく不快に感じられることもあります。相手が気遣って切られず仕方なくこちらが切るとしても、いきなり受話器を置かず指でフックスイッチを押して切るようにしましょう。電話は音のみで相手とコミュニケーションを取るツールですから、電話口で相手に聞こえるのは必要な声だけになるよう注意を払うようにしましょう。
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※参照元：薬キャリ（https://pcareer.m3.com/shokubanavi/feature_articles/216）
